Kiat Mencari dan Menghubungi Supervisor

Jawaban bersumber dari buku “Japan I am coming” karangan Ibu Murni Handayani, M.Sc, PhD yang saat ini bekerja sebagai assistant professor di Chemistry Department, Division of Physical Organic Chemistry, Graduate School of Science, Osaka University.


Jika kita ingin kuliah ke luar negeri, terutama yang ingin kuliah S2. Seorang Professor merupakan seseorang yang akan memberikan andil yang sangat besar dalam studi kita, sehingga sangat penting untuk mendapatkan professor yang tepat untuk menjadi pembimbing selama kita studi di LN. Di LN, seorang professor mempunyai lab sendiri dengan topik riset khusus dimana dalam satu lab biasanya berjumlah 10 sd 30 orang yang terdiri dari Professor, associate professor, assistant professor, kemudian sekretaris, postdoctoral researcher dan murid-murid dari S1 tingkat akhir sampai S3. Khusus di Jepang, nama lab adalah nama professor tersebut. Contohnya di lab saya sekarang bekerja, nama professor saya adalah Takuji Ogawa, maka nama lab saya adalah “Ogawa laboratory”. 

Professor di Jepang sangat disegani dan banyak di antara mereka yang tidak mudah percaya dengan orang asing yang tidak mereka kenal. Kita bisa memberikan gambaran dengan mudah ke diri kita dimana kita yang orang biasa saja pasti akan berhati-hati jika ada orang asing yang ingin berkenalan dengan kita. 

Pengalaman saya pribadi saat dulu mencari beasiswa yang saya tulis di buku MMKNS, saya mengirimkan email ke lebih dari 40 professor di universitas besar di Jepang seperti Tokyo University, Kyoto University dan Osaka University. Dari sekian professor, tidak lebih dari 10 professor yang membalasnya dan yang benar-benar welcome hanya beberapa saja. Itu karena dulu kurangnya informasi yang saya peroleh sehingga saya tidak terlalu memahami tips menghubungi professor yang baik dan akibatnya kurang bisa meyakinkan professor yang saya hubungi. Oleh karena itu, disini saya akan membagikan kunci bagaimana baiknya menghubungi seorang professor (lengkapnya bisa di baca di buku Japan I am Coming)

  1. Siapkan CV (Curriculum Vitae) yang baik dan memikat. Sebutkan dengan jelas daftar riwayat pendidikan, serta pengalaman penelitian yang pernah Kita lakukan. CV yang baik berisi ketertarikan bidang penelitian tertentu (research interest). Sebutkan daftar publikasi yang kita punya baik publikasi nasional dan internasional (jika mempunyai), atau sebutkan riset yang pernah kita lakukan (misal: riset kita saat skripsi atau thesis). Hal ini akan penting saat perkenalan awal dengan profesor karena thesis maupun publikasi yang pernah kita lakukan menunjukkan pengalaman kita dalam melakukan riset. Dengan ini profesor akan mudah memahami apakah kita adalah kandidat atau orang yang mereka cari.
  2. Carilah informasi mengenai profesor dan laboratorium yang sesuai dan kita minati dari website professor/laboratorium terkait. Syukur jika kita punya teman atau kenal dengan senior yang sedang studi di LN sehingga bisa mencarikan informasi tentang professor yang ingin kita tuju.
  3. Jika kita tidak mengetahui website profesor/laboratorium tersebut, informasi mengenai laboratorium, profesor dan staf akademik biasanya mudah dicari di website universitas di bagian academic/research organization à school/graduate school à laboratory/database researcher.
    Osaka University: Website Osaka universityResearch researches database
    http://www.dma.jim.osaka-u.ac.jp/search?m=home&l=en

4. Jika Kita sudah menemukan beberapa nama-nama profesor yang topik penelitiannya menarik buat Kita, mulailah mencari artikel jurnal atau publikasi dari profesor-profesor tersebut berdasarkan topik penelitian yang sekiranya Kita minati dan sesuai dengan topik Kita. Untuk mencari paper profesor lebih mudah dengan menggunakan google scholar di alamat website:https://scholar.google.com/

  • Setelah mendapatkan paper professor, pelajarilah dan coba pahami isinya. Hal ini sangat penting karena biasanya profesor akan menanyakan hal-hal yang berhubungan dengan topik penelitian di laboratorium profesor tersebut.
  • Ketika kita menemukan bidang studi dengan topik penelitian yang kita minati, cobalah membuat email yang menarik dan sesopan mungkin. Usahakan menulis email dengan format yang jelas, singkat, dan padat. 
  • Gunakanlah bahasa yang baik dan sopan (dalam bahasa Inggris tentunya atau bahasa Jepang jika menguasai). Kita bisa meminta tolong teman yang menguasai bahasa Inggris dengan baik atau bisa meminta dosen Kita untuk mengoreksi grammar bahasa Inggris dan juga isi email Kita sebelum mengirimkannya ke profesor yang akan Kita tuju.
    8. Dalam mengontak profesor, perkenalkan diri dan terangkan maksud Kita mengirimkan email ke profesor tersebut bahwa kita tertarik ingin bergabung di laboratorium tersebut. Serta sebutkan bahwa kita ingin atau sedang mendaftar beasiswa (jelaskan juga jika memang di universitas yang kita tuju sedang ada pembukaan pendaftaran beasiswa atau kita bisa menyebutkan jenis beasiswa yang sedang/akan kita daftar).
  • Email yang kita kirimkan ke profesor tidak selalu akan mendapatkan balasan. Ada banyak faktor kenapa terkadang profesor tidak membalas email Kita, beberapa alasan yaitu:
    ① Profesor tersebut sangat sibuk dan sering mendapat banyak email dari orang asing sehingga terlewat membaca email Kita.
    ② Profesor lebih percaya mendapatkan murid asing dari kolega atau dosen yang mempunyai kerjasama dengan universitas beliau.
    ③ Professor tidak bisa lagi menerima mahasiswa asing atau mahasiswa baru karena sudah penuh Beliau sudah akan mendekati masa pensiun. 
    Jika pada email pertama setelah menunggu sekitar seminggu lebih tidak mendapatkan balasan darii profesor, jangan putus asa untuk mengirimkan email ke profesor lain. Teruslah mencoba menghubungi beberapa profesor yang sekiranya menarik topik risetnya dengan yang kalian minati.
  • Jika profesor memberi balasan positif, maka jagalah komunikasi dengan profesor tersebut secara baik contohnya dengan sering melakukan diskusi mengenai topik penelitian di laboratorium profesor tersebut. Atau kita bisa mengutarakan rencana kita melamar beasiswa dan kemudian mendiskusikan hal-hal terkait yang dibutuhkan untuk mendaftar beasiswa seperti study program atau tema penelitian yang akan kita gunakan untuk mendaftar beasiswa. 
  • Untuk kasus tertentu di mana ada kerjasama atau MoU universitas di Indonesia dengan universitas di Jepang, terkadang profesor dari Jepang berkunjung ke universitas di Indonesia atau juga saat profesor Jepang diundang pihak universitas Indonesia dalam menghadiri seminar internasional di Indonesia. Nah, kesempatan ini adalah kesempatan yang paling bagus untuk mendapatkan profesor pembimbing. Dengan melalui perkenalan diri secara langsung kepada profesor tersebut, hal ini akan memudahkan Kita mendapatkan profesor pembimbing karena dengan bertemu secara langsung, Kita bisa mengutarakan ketertarikan Kita terhadap topik penelitian profesor tersebut. Selanjutnya, Kita bisa melakukan diskusi dkitari sini profesor akan bisa menilai Kita secara langsung dari cara Kita berkomunikasi dengan beliau.

Semoga bermanfaat

Selamat berjuang dan ganbatte!!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *